✅【完全保存版】新入社員が知っておくべき電話応対マナーと使えるフレーズ集

新入社員として働き始めて最初に直面するのが、「電話応対のプレッシャー」。
「どんな言葉で話しかければいいの？」「お世話になっておりますって初めての相手にも言うの？」など、戸惑う人も多いはずです。

そこで今回は、電話対応が不安なビジネス初心者の方に向けて、「お世話になっております」の正しい使い方から、初めての電話挨拶、敬語の言い換え表現まで、電話マナーのすべてをわかりやすく解説します。

誰でも今日から実践できる内容ばかりなので、「電話が怖い」「緊張して声が出ない」と悩んでいる方も、この記事を読めば自信が持てるはずです！

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Table of Contents

ビジネス電話の第一歩：「お世話になっております」の基本と使い方

なぜ「お世話になっております」が多用されるのか

「お世話になっております」は、ビジネスの電話やメールで最もよく使われるあいさつの一つです。特に日本のビジネスシーンでは、相手への敬意や日頃の感謝を伝える言葉として定着しています。この言葉が多用される背景には、日本人特有の「関係性を大切にする文化」があります。

たとえ初めてのやりとりでも、「お世話になっております」と言うことで、これから良好な関係を築こうという意思表示になります。また、この一言があるだけで、やや硬い印象のあるビジネス電話にやわらかさや礼儀正しさが加わり、聞き手に安心感を与えます。

実際、多くのビジネスパーソンはこの言葉を「電話での第一声」として定型化しています。無難かつ丁寧で、間違いが起こりにくいという点も、広く使われている理由です。ただし、相手や状況によっては使い方に注意が必要です。この後のセクションで、その具体的なポイントや言い換え方についても解説していきます。

「初めて」の相手にも使っていいの？

結論から言うと、「初めて」の相手にも「お世話になっております」は使ってOKです。実はこの表現、「実際にお世話になった」かどうかに関係なく、今後のお付き合いへの敬意として使う意味合いが強いのです。初対面でも「今後お世話になります」「すでに同じ会社の人とやり取りしている」といった前提があるとみなされるため、不自然ではありません。

ただし、より丁寧に印象づけたい場合は、「初めてご連絡差し上げますが、○○株式会社の△△と申します。今後ともよろしくお願いいたします。」など、冒頭に「初めて」の旨を加えることで、より誠実な印象になります。

また、役職や立場が自分よりも上の場合、やや硬めに「はじめてお電話差し上げますが、以前より御社には大変お世話になっております」などのように少し変化を加えると、ワンランク上の印象になります。

誤解を招くNGパターンとその理由

「お世話になっております」は便利な言葉ですが、使い方を間違えると逆に不自然に聞こえる場合もあります。たとえば、以下のようなケースでは注意が必要です。

初めての電話で「いつもお世話になっております」と言ってしまう
→ 一度も話したことがないのに「いつも」は不自然。誤解される可能性があります。
電話口でいきなり「お世話になってます！」と略してしまう
→ 口語的すぎて、ビジネスでは軽い印象を与えがち。特に年上の相手には避けましょう。
「お世話になっております！」を怒った口調や無表情で言う
→ 言葉の内容と態度が一致しないと、逆効果。声のトーンや表情も意識しましょう。

このように、形式だけに頼らず、言葉の意味や使う場面をしっかり理解しておくことが大切です。

状況別・言い換え例5選

「お世話になっております」だけではなく、状況に応じて言い換えることで、より丁寧でスマートな印象を与えることができます。以下に、よくある状況に応じた言い換え表現を5つ紹介します。

状況	言い換え例
初めての電話	「はじめてお電話差し上げます」
メール後の電話	「先ほどはメールをお送りいたしました」
前回会ったあと	「先日はありがとうございました」
緊急の用件	「突然のご連絡、失礼いたします」
取引再開時	「ご無沙汰しております」

こうした言い換え表現を使い分けることで、相手との距離感を調整しやすくなります。無理に全部覚えなくても、少しずつ使える表現を増やしていきましょう。

自然に聞こえる言い方の練習方法

電話応対の練習では、「言葉の選び方」だけでなく「言い方」も非常に重要です。たとえば、「お世話になっております」という言葉も、棒読みで言えば冷たく、不自然に聞こえます。自然に聞こえる話し方を身につけるには、以下のような練習法がおすすめです。

鏡の前で表情を見ながら話す
録音して自分の声をチェックする
スマホの音声入力機能で正しく認識されるか確認する
実際の会話を想定して、シナリオ形式でロールプレイする
信頼できる先輩や友人にフィードバックをもらう

これらの練習法を取り入れることで、実際の電話でも落ち着いて話せるようになります。特に「笑顔で話す」「ゆっくりはっきり話す」といった基本が、自然な印象を作るカギになります。

初めての電話挨拶で信頼感を与えるテクニック

名乗り方の基本ルール

電話をかけたときの第一声は、相手に自分を正しく印象づける大切な場面です。特に初めて電話をする場合、「どこの誰なのか」「何のために電話しているのか」が明確でなければ、相手に不安や不快感を与えてしまう恐れがあります。だからこそ、名乗り方の基本ルールをしっかり押さえておきましょう。

まず最初に会社名を名乗り、その後に自分の名前をフルネームで伝えるのが一般的です。例えば、「お世話になっております。株式会社〇〇の△△と申します」といった具合です。この時、「〇〇会社の△△です」と略すのではなく、「株式会社〇〇の」と正確に言うことで、丁寧な印象になります。

さらに、その後に「○○の件でお電話いたしました」など、要件を簡潔に添えると、相手もすぐに対応しやすくなります。たとえば、「先日ご相談いただきました資料の件でお電話しました」などと続けるのが自然です。

名乗りの際は、はっきりとした発音と、落ち着いた口調がとても大切です。緊張して早口にならないように、事前に原稿を作って練習しておくと安心です。

「初めてお電話差し上げます」の正しい使い方

初めての相手に電話をする際は、いきなり「お世話になっております」と言うよりも、「初めてお電話差し上げます」という一言を加えることで、より誠実で丁寧な印象を与えることができます。この表現は、相手に「初めてのご連絡であること」を伝えつつ、謙虚な気持ちを表現できる便利なフレーズです。

例えば、「初めてお電話差し上げます。株式会社○○の△△と申します。突然のご連絡、失礼いたします」といったように、冒頭で丁寧に自己紹介を加えると、非常に好印象です。このような一言があることで、相手も身構えることなく、スムーズな会話のスタートが切れます。

注意点としては、発音を曖昧にしてしまうと「何と言ったのか分からない」と思われてしまう可能性がありますので、はっきり丁寧に話すよう心がけましょう。また、相手が多忙な時間帯にかけてしまった場合には、「お忙しいところ恐れ入りますが」といった配慮の言葉を添えることも大切です。

声のトーンとスピードで印象が変わる理由

電話応対では、言葉だけでなく「声の印象」がそのままあなたの印象になります。対面では表情やジェスチャーも伝わりますが、電話では声だけが頼りです。そのため、声のトーン（高さ・明るさ）や話すスピードが、相手に与える印象に大きな影響を与えるのです。

明るく少し高めの声は、親しみやすく聞こえ、安心感を与えます。逆に、暗くこもった声や早口は、不安や緊張を相手にも伝えてしまいがちです。また、ゆっくりとした話し方は「落ち着いている」「丁寧」という印象につながります。

たとえば、「お世話になっております」と言う際に、柔らかく明るい声で発すれば、相手も「感じがいいな」と思ってくれます。しかし、同じ言葉でもぼそぼそと話してしまうと、雑な印象になりかねません。

話すスピードの目安としては、1分間に250〜300文字程度がちょうど良いとされています。録音してみたり、友人に聞いてもらって練習することで、自分に合った自然なトーンを身につけましょう。

よくある間違いと改善のポイント

新入社員が電話対応でよくやってしまう間違いの一つに、「セリフを丸暗記して棒読みになる」ことがあります。特に緊張していると、口調が機械的になったり、相手の反応に気づけず一方的に話してしまうことも。こうしたミスを防ぐためには、「伝えること」ではなく「相手にどう聞こえるか」を意識することが大切です。

たとえば、「初めてお電話いたします」と言う場面では、「初めて」にアクセントを置きすぎて、逆に強調しすぎてしまう人もいます。また、「お世話になっております」の「お」を抜かしてしまうと、非常に失礼な印象になることもあります。

改善のポイントとしては、「話す前に一呼吸おく」「相手の反応を確認しながら話す」「一文一文を区切ってゆっくり言う」といったテクニックがあります。たとえば、「お世話になっております。（間）株式会社〇〇の△△と申します。（間）本日は〜の件でお電話いたしました。」といった具合です。

こうした改善を積み重ねることで、電話のやりとりがグッとスムーズになります。

ロールプレイで身につける実践練習法

実際に電話に出る前に、ロールプレイ（役割練習）を行うことはとても効果的です。特に新入社員の場合、「電話に出るのが怖い」「とっさの対応ができない」といった不安を抱えている人も多いですが、事前に練習しておくことで自信がつきます。

練習方法としては、同僚や先輩とペアになり、「電話をかける人」と「電話を受ける人」に分かれてシナリオを作って練習します。最初は原稿を見ながらでも構いません。慣れてきたら原稿なしで、実際の仕事の場面を想定したやりとりを繰り返します。

また、録音して振り返るのも効果的です。自分の声を聞くことで、「思ったより早口だった」「語尾が弱かった」といった改善点に気づくことができます。加えて、社内でロールプレイの時間を設けることで、全体の電話対応スキルの底上げにもつながります。

ロールプレイを通して、自然な言葉の流れや声の出し方が体にしみ込むと、実際の業務でも緊張せずに対応できるようになります

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相手別に変える！電話応対の敬語とフレーズ集

取引先への電話：失礼にならない鉄板表現

取引先への電話は、会社の印象を左右する重要なコミュニケーション手段です。特に新入社員が電話をかけるときは、相手に失礼がないよう、敬語やフレーズ選びに細心の注意が必要です。まず基本は「丁寧すぎるくらいでちょうどいい」と覚えておきましょう。

例えば、冒頭のあいさつは「いつも大変お世話になっております。株式会社〇〇の△△でございます。」が定番です。このように“ございます”といった謙譲語を使うことで、より丁寧な印象になります。その後、「〇〇の件でご連絡差し上げました」など、要件を簡潔に伝えましょう。

話し方にも注意が必要です。語尾を「〜です」「〜いたします」などでしっかり締め、言葉を濁さないように意識します。また、話の途中で相手が話し出した場合は、すぐに話すのを止めて「失礼いたしました、お先に申し上げてしまいまして」といった一言を添えることで、丁寧さを保てます。

取引先との信頼関係を築くには、まず基本の言い回しをしっかり覚え、状況に応じて言葉を使い分ける力が求められます。

上司・先輩への取次ぎ：スムーズなやりとりのコツ

電話で上司や先輩に取り次ぐ場面は、日常的に発生します。その際も、敬語の使い方や言い回しによって、相手への印象が大きく変わります。特に注意したいのは、社外の相手と社内の人のどちらに敬語を使うかという点です。

まず、電話を受けたら「お電話ありがとうございます。株式会社〇〇の△△でございます」と名乗ります。そして、「○○部の□□ですね。少々お待ちいただけますでしょうか」と伝えましょう。ここで「おつなぎいたします」ではなく「おつなぎいたしますので、少々お待ちくださいませ」と言うと、より丁寧です。

社内の上司を紹介する時は、相手を敬うことが基本なので「〇〇はただいま席を外しております」「すぐにお呼びいたします」といった言い回しが適切です。間違っても「〇〇さん」は使わず、呼び捨てか「〇〇でございます」とします。

また、取り次ぐ前には必ず「ご用件をお伺いしてもよろしいでしょうか？」と尋ねるのも丁寧な対応です。電話応対での気配りが、上司からの信頼にもつながります。

クレーム対応：冷静で丁寧な受け答えの基本

クレーム対応は新入社員にとって特に難しいと感じる場面ですが、基本的な対応ルールを押さえることで落ち着いて対処できます。最も重要なのは、相手の話をさえぎらず、まずは最後まで聞く姿勢です。

クレームの電話を受けたら、まず「お電話ありがとうございます。株式会社〇〇の△△でございます」と丁寧に応じたあと、「このたびはご不便をおかけし、誠に申し訳ございません」としっかりとお詫びの言葉を述べましょう。ここで「すみません」ではなく「申し訳ございません」が適切です。

次に、内容の確認に移る際は「恐れ入りますが、詳しい状況をお聞かせいただけますでしょうか」など、相手に話してもらうフレーズを使います。メモを取りながら、相づちを打って共感を示すと、相手も少し落ち着いてきます。

自分の判断で答えられない場合は、「担当の者に確認のうえ、折り返しご連絡差し上げます」と伝え、無理に答えないことが大切です。誠意を持って対応すれば、相手も理解を示してくれることが多いです。

留守電・不在時の対応マニュアル

相手が不在だったり、留守電につながったときの対応にも、マナーがあります。特に留守電にメッセージを残すときは、要点を簡潔に、かつ丁寧な言い回しで話すことが重要です。

メッセージ例としては、「お世話になっております。株式会社〇〇の△△と申します。〇〇の件でご連絡差し上げました。恐れ入りますが、ご都合のよろしい時にお電話いただけますと幸いです。私の直通番号は000-0000-0000です。失礼いたします」といった流れが自然です。

不在を確認した際には、「申し訳ございません。〇〇はただいま席を外しております」と伝え、「戻り次第、折り返すよう申し伝えます」と続けると丁寧です。伝言を受ける場合は、要件・相手の名前・連絡先を必ずメモに取りましょう。

また、伝言メモを残すときは、「誰から、何の件で、いつ折り返すべきか」を正確に記すことで、トラブルを防げます。

電話メモの書き方も意外と大事！

電話メモはただの記録ではなく、社内コミュニケーションを円滑にする大切なツールです。特に、新入社員が取次ぎや折り返しの対応をする場面では、メモの正確さと見やすさが求められます。

書くべき内容は基本的に以下の5点です：

日時
相手の名前・会社名
要件
折り返しの有無・希望時間
自分の名前（記録者）

メモには「言葉づかい」も大切で、例えば「〇〇様より、△△の件でお電話がありました」や「至急折り返しをお願いしたいとのことです」など、敬語を使った表現を心がけましょう。

また、手書きであっても読みやすさは重要です。文字を丁寧に書き、重要な箇所はラインを引いたり、枠で囲んだりする工夫も効果的です。会社によっては専用の電話メモ用紙を使っている場合もあるので、最初にフォーマットを確認しておくと安心です。

よくあるシーン別・電話対応マニュアル

電話をかけるときのチェックリスト

電話をかける前には、しっかりと準備をしておくことで、スムーズで失礼のない対応ができます。特に新入社員のうちは「電話が怖い」と感じることも多いですが、事前準備ができていればその不安はかなり軽減されます。以下に、電話をかける前の基本的なチェックリストをご紹介します。

電話前チェックリスト：

項目	内容
相手の名前・部署	正確な呼び方と読み方を確認
用件の要点	伝えたいことを箇条書きにして整理
資料・メモの準備	必要な情報は手元に置く
相手の都合	忙しい時間帯は避けて電話をかける
声のトーンと練習	明るく、はっきりと話す練習をする

また、電話をかけたらまずは「お世話になっております。株式会社〇〇の△△と申します。」と名乗り、要件を簡潔に伝えましょう。相手が不在の場合も想定して、代替案や再度かけ直す時間も考えておくと良いでしょう。

電話を受けるときの5つのステップ

電話を受けるときは、第一声が会社の印象を決定づけます。たとえ社外の相手でも、落ち着いて丁寧に対応することが大切です。以下の5つのステップを意識すれば、誰でも安心して電話対応ができます。

3コール以内に出る
　→「お待たせいたしました」と言わなくて済むタイミング。
名乗りと挨拶
　→「お電話ありがとうございます。株式会社〇〇の△△でございます。」
相手の名前・用件の確認
　→「恐れ入りますが、お名前とご用件をお伺いできますか？」
適切な対応（取次ぎ・折り返し・メモ）
　→ 相手の要望に応じて、スムーズに動く。
終わりのあいさつ
　→「本日はお電話いただきありがとうございました。失礼いたします。」

この5つの流れを頭に入れておけば、急な電話にも慌てず対応できます。特に新人のうちは、紙に書いて手元に置いておくのもおすすめです。

相手の名前が聞き取れなかったときの対処法

電話で相手の名前が聞き取れないことはよくあります。しかし、聞き返すのが失礼なのでは？と不安に感じてしまう方も多いでしょう。でも、間違った名前で話すほうが失礼になるので、丁寧に聞き返すのが正解です。

おすすめの聞き返し方は以下の通りです。

「恐れ入りますが、もう一度お名前をお伺いしてもよろしいでしょうか？」
「大変申し訳ありません、お名前をもう一度お聞きしてもよろしいでしょうか？」
「失礼ですが、お名前の漢字を教えていただけますか？」（名刺データ入力時など）

このとき、申し訳なさそうな声のトーンで伝えることで、相手にも「聞き返された」という印象を和らげることができます。また、復唱して確認することでミスを防げます。「〇〇様ですね、ありがとうございます」と一言添えるのもポイントです。

内容を確認・復唱するときの言い回し

電話では、相手の要望や指示を正しく理解し、誤解なく対応することが非常に重要です。そのために必要なのが「復唱」です。内容をそのまま繰り返すだけですが、言い方次第で丁寧さや信頼感もアップします。

たとえば、「念のため、復唱させていただきます」と前置きをしてから要件を整理して話すと自然です。以下にいくつかの言い回し例をご紹介します。

「確認のため、復唱いたします。」
「〇〇ということで、よろしいでしょうか？」
「失礼ですが、もう一度確認させていただいてもよろしいでしょうか？」

これにより、相手も「しっかり聞いてくれている」と安心し、信頼感につながります。また、メモを取ることも忘れずに。重要な数字や日時は特にしっかりと復唱しましょう。

電話を切るタイミングとフレーズ例

電話の最後も印象に残る部分です。特に切るタイミングや最後の言葉遣いが悪いと、せっかくのやり取りも台無しになってしまいます。電話を切る際の基本マナーは「相手が電話を切るのを確認してから、こちらも静かに切る」です。

終わりの定番フレーズとしては、

「本日はお電話ありがとうございました。」
「引き続きどうぞよろしくお願いいたします。」
「それでは失礼いたします。」

と言ってから、数秒待って相手が切るのを待ちましょう。万が一、相手がなかなか切らない場合でも、10秒ほど待ってから静かに受話器を置くのが無難です。

ガチャッと音がするように切るのは絶対にNG。特にスマホの場合でも、指で押さえるように静かに切ると印象が良くなります。

言い換え上手が好印象をつくる！電話で使える表現集

「恐れ入りますが」のスマートな言い換え

「恐れ入りますが」は、相手に何かをお願いしたり確認したりするときに使う、非常に便利な敬語表現です。ただし、繰り返し使いすぎると、機械的で堅苦しい印象になることもあります。そんなときに便利なのが、言い換え表現です。

たとえば、以下のようなバリエーションがあります。

シーン	言い換え例
軽いお願い	「お手数ですが」
確認したいとき	「念のため伺いますが」
柔らかく頼むとき	「差し支えなければ」
少し強めの依頼	「恐縮ですが」
相手に配慮する場合	「ご面倒をおかけしますが」

「恐れ入りますが」は万能ですが、相手との関係性や話の内容に応じて使い分けると、より自然で柔らかな印象になります。とくに複数回使うようなやりとりでは、同じ表現ばかりにならないよう意識することが大切です。

「少々お待ちください」の柔らか表現

電話中に保留する場面では、「少々お待ちください」がよく使われますが、言い方を少し変えるだけで、印象がグンと良くなります。特に急に保留に入ると、相手にストレスを与えることもあるので、柔らかく伝える工夫が求められます。

以下のような言い換えがおすすめです：

「確認いたしますので、少しお時間を頂戴してもよろしいでしょうか」
「担当者に代わりますので、少々そのままでお待ちいただけますか」
「お調べいたしますので、少しだけお時間をいただけますでしょうか」

また、保留に入る前に「ありがとうございます。それでは確認してまいります」と一言添えるだけでも、印象はかなり違ってきます。

保留の時間が長くなってしまいそうな場合は、「お時間をいただいて申し訳ありません。ただいま確認中でございます」と途中で一言伝えると、丁寧な対応と受け取られます。

「申し訳ありません」の丁寧レベル別比較

「申し訳ありません」は、謝罪の際に使われる最も一般的な敬語の一つですが、場面に応じて言葉のレベルを調整することが大切です。ここでは、状況別に使い分ける表現を紹介します。

シーン	表現例	丁寧度
軽い謝罪	「失礼いたしました」	★☆☆☆☆
一般的な謝罪	「申し訳ありません」	★★☆☆☆
深い謝罪	「大変申し訳ございません」	★★★★☆
重大なミス対応	「心よりお詫び申し上げます」	★★★★★

日常の電話では、「申し訳ありません」が標準的ですが、クレームやトラブルが発生したときは「大変申し訳ございません」や「お詫び申し上げます」といった表現を使い、相手への誠意を示すことが重要です。

謝罪の言葉は、言い方や声のトーンも大切です。冷たい印象にならないよう、落ち着いた低めのトーンで、心をこめて伝えましょう。

「〜いたします」の代わりに使える自然な表現

敬語を使っているつもりでも、「〜いたします」ばかりになると、単調で堅苦しい印象を与えがちです。電話応対では、丁寧さと自然さを両立させるために、適度な言い換えが効果的です。

以下のような言い換えを活用すると、表現が豊かになります。

よくある表現	言い換え例
ご案内いたします	「ご説明させていただきます」
対応いたします	「対応させていただきます」
確認いたします	「お調べいたします」
お電話いたします	「ご連絡差し上げます」
お送りします	「お届けいたします」または「ご送付いたします」

言い換えることで、会話にバリエーションが生まれ、相手にも「この人は丁寧に話してくれる」と感じてもらいやすくなります。無理に難しい言葉を使う必要はありませんが、いくつかの言い方を知っておくと便利です。

毎日使える！電話応対フレーズ一覧表

新入社員が毎日の電話応対で困らないように、定番のフレーズを一覧にまとめました。声に出して練習しておくことで、いざという時にスムーズに言えるようになります。

シーン	フレーズ例
電話を受けたとき	「お電話ありがとうございます。株式会社〇〇の△△でございます」
相手の名前を確認	「恐れ入りますが、お名前をお伺いしてもよろしいでしょうか？」
用件を聞くとき	「ご用件をお聞かせいただけますか？」
取次ぎの際	「ただいまおつなぎいたしますので、少々お待ちくださいませ」
折り返し対応	「△△より折り返しご連絡差し上げます」
不在のとき	「申し訳ございません。ただいま席を外しております」
電話の締めくくり	「本日はお電話いただきありがとうございました。失礼いたします」