「来週、〇〇さんの送別会があるんだけど、案内文ってどう書けばいいんだろう…？」
そんな風に、送別会案内文面で悩んでいませんか？
初めて幹事を任されたり、色々な人が参加するから「失礼がないように…」と考えると、
文章を考えるだけで頭がいっぱいになってしまいますよね。
でも、大丈夫！
この記事を読めば、迷うことなく、参加者みんなが「楽しみ！」と思ってくれるような、
ばっちりな送別会案内文が書けるようになりますよ。
さあ、一緒に素敵な送別会にしましょう！✨
Table of Contents
送別会案内文の基本！これだけは押さえよう
① 参加者への感謝と送別会の目的を伝える
まず、送別会を開くにあたって、一番大切なのは「誰に」「どんな目的で」
集まってもらうのかを明確にすることです。
せっかく集まるのですから、「〇〇さん、ありがとう！」という感謝の気持ちと、
「新しい門出をみんなで応援しよう！」という温かいメッセージを伝えましょう。
例えば、「この度、〇〇さんが△△（部署名や会社名など）を離れることになりました。
つきましては、感謝の気持ちを込めて、ささやかな送別会を企画いたしました。
皆様、奮ってご参加ください。」といった形で書くと、
参加者も「〇〇さんのために集まるんだな」と理解しやすくなります。
また、送別会は単なるお別れ会ではなく、
これまでの感謝を伝え、新しいスタートを応援する場であることを伝えることで、
参加者の心にも響く、温かい会になるはずです。
「〇〇さんのこれまでのご功績に敬意を表し、今後のご活躍を心よりお祈りする」
といった言葉を添えるのも、丁寧で良いですね。
送る側も送られる側も、みんなが笑顔になれるような、
そんなきっかけを案内文で作りましょう。
② 日時・場所・会費などの必須項目を正確に！
送別会の案内文で、絶対に外せないのが、
「いつ」「どこで」「いくらで」参加できるのか、という情報です。
ここが曖昧だと、「あれ？いつだっけ？」「場所ってどこだっけ？」と、
参加者に余計な心配をかけてしまいます。
日時については、曜日までしっかり明記するのが親切です。
「〇月〇日（〇曜日）の〇時〇分から」のように、
「午後7時から」と書くよりも、具体的な時間を伝えるのがおすすめです。
場所は、お店の名前だけでなく、
最寄り駅からのアクセス方法や、目印になる建物などを添えると、
初めて行く人でも迷わずにたどり着けます。
「〇〇駅徒歩〇分」や、「△△ビルの〇階」といった情報があると、
とても助かりますよね。
会費についても、「一人〇〇円」と明記し、
当日現金で集めるのか、事前に振り込んでもらうのかなども、
あらかじめ伝えておくとスムーズです。
「当日、受付にてお釣りのないようご準備いただけますと幸いです。」
など、一言添えるだけで、幹事さんの負担も減ります。
これらの情報は、後から変更になる可能性があれば、
その旨も伝えておくのがマナーです。
③ 参加・不参加の返信期限と連絡先を忘れずに
「この会には何人くらい参加するのかな？」
お店を予約したり、料理の数を決めたりする上で、
参加人数を把握することは、幹事さんにとって非常に重要です。
そのため、案内文には、
「〇月〇日（〇曜日）までに」といった返信期限を必ず設けましょう。
「お忙しいところ恐縮ですが、〇月〇日（〇曜日）までにご連絡ください。」
のように、相手への配慮を示す言葉を添えると、
より丁寧な印象になります。
また、返信方法も明確に伝えておくことが大切です。
「このメールにご返信ください」なのか、
「〇〇さん（幹事の名前）に直接お伝えください」なのか、
「出欠確認のフォームがあります」など、
参加者が迷わないように、一番分かりやすい方法で案内しましょう。
そして、何か質問があった場合に、
誰に連絡すればいいのか分かるように、
幹事の氏名と連絡先（電話番号やメールアドレス）も明記しておきましょう。
「ご不明な点がございましたら、お気軽にお問い合わせください。」
といった一言があると、参加者も安心して質問できますね。
送別会案内文の具体的な例文集
送る相手が上司や先輩の場合の丁寧な例文
上司や先輩の送別会では、
礼儀正しさと感謝の気持ちをしっかりと伝えることが大切です。
かしこまりすぎず、でも失礼にならない、
そんなバランスが重要になってきます。
「〇〇部長、この度のご栄転、誠におめでとうございます。
日頃より格別のご指導を賜り、心より感謝申し上げます。
つきましては、〇〇部長の新たな門出を祝し、
〇〇部有志にて送別会を企画いたしました。
つきましては、ご多忙中とは存じますが、
ぜひご出席賜りますようお願い申し上げます。」
といった書き出しは、相手への敬意が伝わります。
場所や日時は、
「〇月〇日（〇曜日）午後〇時より
〇〇（お店の名前）にて開催いたします。
会費は〇〇円となります。」
のように、簡潔にまとめてもOKです。
参加・不参加の返信についても、
「お手数ですが、〇月〇日（〇曜日）までに、
私〇〇（幹事の名前）までご連絡いただけますでしょうか。」
と、丁寧にお願いする形が良いでしょう。
上司や先輩に送る場合は、
誤字脱字がないか、複数回チェックすることも忘れずに。
格式高いお店を予約している場合は、
ドレスコードの有無なども記載すると、
相手に配慮した案内になります。
同僚や後輩など、親しい間柄の場合のフランクな例文
同僚や後輩との送別会なら、
少しくだけた、親しみやすいトーンで書くのがおすすめです。
「〇〇（送る相手の名前）へ！
この度、〇〇さんが△△（部署名など）を離れることになりました。
寂しくなるけど、新しい場所での活躍をみんなで応援しよう！
ということで、送別会を企画しました！
みんなでワイワイ盛り上がりたいので、ぜひ来てくださいね！」
といった、元気で明るいメッセージは、
受け取った方も思わず笑顔になってしまいます。
日時や場所も、
「日時：〇月〇日（〇曜日） 19:00 スタート！
場所：〇〇（お店の名前）
（〇〇駅北口から徒歩3分だよ！）」
のように、絵文字を使ったり、
親しみやすい言葉遣いを意識すると、
より雰囲気が伝わります。
会費についても、「会費：一人〇〇円（当日現金でね！）」
のように、分かりやすく伝えましょう。
返信も、「〇月〇日（〇曜日）までに、
このメールに返信してね！」
と、手軽にお願いするのが良いでしょう。
「都合が悪くて参加できない人も、
〇〇さんへのメッセージがあったら、
私に教えてね！」
といった一文を添えると、
欠席者からの温かい気持ちも伝えられます。
部署全体や会社全体など、大人数向けの案内例文
部署全体や会社全体など、
参加者が多くなる場合は、
正確さと分かりやすさが何よりも大切になります。
誰が見てもすぐに内容が理解できるように、
箇条書きなどを活用して、
情報を整理して伝えましょう。
「拝啓 〇〇の候、皆様におかれましては益々ご健勝のこととお慶び申し上げます。
さて、この度、△△様が□□（部署名など）をご退職されることとなりました。
つきましては、△△様の長年のご功労に敬意を表し、
送別会を下記の通り開催いたします。
ご多忙中とは存じますが、皆様お誘い合わせの上、
ご参加くださいますようお願い申し上げます。
記
日時：〇月〇日（〇曜日） 午後〇時～
場所：〇〇（お店の名前）
（住所：〇〇）
（電話：〇〇）
会費：お一人様 〇〇円
【出欠のご連絡】
お手数ではございますが、〇月〇日（〇曜日）までに、
〇〇（担当部署名または担当者名）までご連絡ください。
以上」
といった、ビジネス文書のような形式で書くと、
大人数でも混乱が少なく、
フォーマルな場にも適しています。
お店の地図や、
当日迷った場合の連絡先なども、
漏れなく記載することが重要です。
参加者が多い場合は、
事前に会場の予約人数を確定させるために、
返信期限を少し早めに設定するなどの工夫も必要です。
送別会案内文にプラスしたい！心温まる一工夫
送る相手へのメッセージ欄を設ける
送別会は、送る人への感謝の気持ちを伝える大切な機会です。
案内文に、
「皆様からの〇〇さんへのメッセージを募集しています！」
といった一文を添えて、
メッセージを募集するのはどうでしょうか？
「送る相手へのメッセージ」と聞くと、
「手紙に書くのかな？」と思うかもしれませんが、
案内文の返信に、「〇〇さんへのメッセージ：〇〇〇〇」
のように、簡単に書き込めるようにしてもらうのも良い方法です。
「〇〇さんの好きなところ」「一番の思い出」「これからの〇〇さんへの応援メッセージ」
などを書いてもらうと、
送られる側は、たくさんの温かい言葉に感動するはずです。
集まったメッセージは、
送別会当日に読み上げたり、
色紙にまとめてプレゼントしたりするのも素敵です。
「感謝の気持ちを伝える」という送別会の目的が、
より一層、参加者全員で共有できる時間になります。
「〇〇さん、今まで本当にありがとう！これからも頑張ってね！」
そんな温かい気持ちが、
案内文をきっかけに、参加者みんなの心に広がるはずです。😊
送る相手の趣味や好きなものを紹介する
送別会が盛り上がるためには、
参加者同士の会話が弾むことも大切ですよね。
案内文に、
「〇〇さん（送る相手の名前）は、実は△△（趣味や好きなこと）が大好きなんです！」
といった、
その人のちょっとした豆知識や、
意外な一面を紹介するのはどうでしょうか？
例えば、「〇〇さんは、週末はよく登山に行くアクティブ派！
最近△△（山名）に登って、絶景を見たそうです！」
とか、
「〇〇さんは、実は大の〇〇（アーティスト名）ファン！
ライブDVDを何度も見ているとか…！」
といった情報があると、
「へぇ、そうなんだ！」と、
共通の話題が見つかりやすくなります。
「〇〇さんが好きなお菓子を、
当日、少しだけ用意しておこうかなと思っています！」
といった、
ちょっとしたサプライズを匂わせるのも、
参加者のワクワク感を高めます。
「〇〇さんといえば、この話だよね！」
なんて、
みんなで盛り上がれるきっかけ作りにもなります。
紹介する内容は、
本人が恥ずかしがらない程度に、
ユーモアを交えて紹介するのがポイントです。
「〇〇さんの隠れた一面を知って、
さらに〇〇さんのことを好きになっちゃいました！」
という気持ちが伝わると、
送る相手も、とても嬉しい気持ちになるでしょう。
当日のサプライズ企画を匂わせる
送別会をより一層楽しんでもらうために、
「当日は、ちょっとしたサプライズを企画しています！」
と、案内文に一言添えるのはいかがでしょうか？
「当日のお楽しみ！」と、
参加者の期待感を高めることができます。
具体的に何をするのかは秘密にしておくことで、
「何だろう？」「楽しみ！」という気持ちを掻き立てる効果があります。
例えば、「当日は、〇〇さんを驚かせる（喜ばせる）
ささやかな企画を準備していますので、
お楽しみに！」
といった、
少しだけヒントを匂わせる程度でも十分です。
「〇〇さんのために、みんなで心を込めて準備しました！」
という気持ちが伝わるような、
温かいサプライズ企画は、
送別会を感動的なものにしてくれるはずです。
サプライズの内容は、
参加者全員で協力して行うものにするか、
幹事だけで用意するものかなど、
事前に決めておくと、
当日スムーズに進めることができます。
「みんなで〇〇さんのために、
最高の思い出を作りましょう！」
というメッセージを添えると、
参加者全員の一体感も高まります。
「どんなサプライズかな？」と、
参加者みんながワクワクするような、
そんな案内文にしてみましょう！🎉
送別会案内文作成でよくある質問とその回答
Q. 欠席者からのメッセージはどうやって集めるのが良い？
「送別会にどうしても参加できないけど、
〇〇さんにはお祝いの気持ちを伝えたいな…」
という方もいらっしゃると思います。
そんな時、欠席者からのメッセージをどう集めるか、
悩むところですよね。
一番簡単なのは、
案内文の返信時に、「メッセージ欄」を設けて、
「参加できない場合でも、〇〇さんへのメッセージを
ここに記入してください。」
と付け加えておく方法です。
「〇月〇日（〇曜日）までに、
このメールにご返信ください。
（参加できない方も、〇〇さんへのメッセージを
いただけると嬉しいです！）」
のように、
参加できない人にも負担なくメッセージを送ってもらえるように、
工夫しましょう。
もし、参加できないけれど、
どうしても伝えたいことがある、という場合は、
幹事に直接連絡してもらうように促すのも良いでしょう。
「〇〇さんへのメッセージは、
幹事の〇〇（名前）までお伝えいただければ、
責任を持って〇〇さんにお渡しします！」
といった形です。
集まったメッセージは、
送別会当日に、
色紙にまとめたり、
フォトアルバムに貼り付けたりして、
プレゼントすると、
送られる側はとても喜んでくれるはずです。
「みんなからの温かいメッセージ、ありがとう！」
って、
きっと感動してくれるでしょうね！💌
Q. 複数名で送別会を企画する場合、誰が幹事になるべき？
送別会を複数名で企画する場合、
「誰が幹事をやればいいんだろう？」
と、役割分担で迷うこともありますよね。
基本的には、
「送る相手と一番関わりが深かった人」や、
「一番声がかかりやすい人」が幹事の中心になると、
スムーズに進みやすいです。
例えば、
「〇〇さんの部署のメンバー」や、
「部署は違うけれど、いつも一緒に仕事をしている同期」
などが、
幹事候補として考えられます。
ただし、一人に負担が集中しないように、
複数人で協力して進めることが大切です。
「役割分担」を明確にしておくと、
みんなが気持ちよく協力できます。
例えば、
・案内状の作成・送信担当
・お店の予約・交渉担当
・会費の集金・会計担当
・当日の進行・会場設営担当
といったように、
それぞれの得意なことや、
やりやすい役割を分担しましょう。
「みんなで〇〇さんのために、
素敵な送別会にしよう！」
という気持ちで、
協力体制を築くことが、
何よりも大切です。
「一人で抱え込まず、
みんなで力を合わせれば、
きっと素晴らしい送別会になるはず！」
と、
チームワークを大切にしてくださいね！🤝
Q. 参加費の集め方や、もし集まらなかった場合の対応は？
送別会の参加費の集め方についても、
事前にしっかり決めておくことが大切です。
一番一般的なのは、
「当日、受付で集金する」方法ですが、
参加者が多い場合や、
お店によっては、
「事前に振り込んでもらう」方が、
幹事さんの負担が軽くなることもあります。
案内文に、
「会費は当日、受付にてお支払いください。
お釣りのないよう、ご準備いただけますと幸いです。」
と明記しておきましょう。
もし、事前に振り込んでもらう場合は、
「〇月〇日（〇曜日）までに、
以下の口座までお振込みください。」
と、
口座情報も正確に記載します。
さて、気になるのが、「もし、参加費が集まらなかったら…？」
という点ですが、
まずは、
「返信期限を過ぎても連絡がない方」や、
「未入金の方」に、
丁寧にお知らせをしましょう。
「〇〇様、先日お送りしました送別会の件ですが、
参加費のご入金が確認できておりません。
お忙しいところ恐縮ですが、
ご確認いただけますでしょうか。」
といった形で、
失礼のないように連絡することが重要です。
それでも連絡がない場合は、
お店との契約内容にもよりますが、
幹事さんが一時的に立て替える、
ということも想定しておきましょう。
事前に、
「もし、〇〇円分くらい不足が出た場合は、
幹事で分担して補填しよう」
というような、
暗黙の了解や、
メンバー間で決まり事を作っておくと、
いざという時に慌てずに済みます。
「みんなで協力して、
最後まで責任を持ってやり遂げよう！」
という気持ちが大切です。💪
まとめ：心温まる送別会案内文で、最高の送り出しを！
ここまで、送別会案内文の書き方について、
色々な例文を交えながらお話ししてきました。
いかがでしたか？
送別会案内文は、
参加者みんなが「この会に参加したい！」と、
思ってくれるような、
ワクワクする気持ちを伝えることが大切です。
今回ご紹介した例文を参考に、
送る相手への感謝の気持ちや、
新しい門出を応援する温かいメッセージを、
あなたの言葉で、
ぜひ伝えてみてください。
「日時」「場所」「会費」といった基本的な情報はもちろん、
「メッセージ欄」を設けたり、
「サプライズ企画」を匂わせたりする
ちょっとした工夫で、
送別会は、もっともっと素敵な思い出になります。
この記事が、
あなたの送別会幹事の悩みを解決し、
参加者みんなが笑顔になれる、
温かい送別会を開くための一助となれば嬉しいです。
さあ、
感謝の気持ちを込めて、
最高の一日を送り出してあげましょう！🎉
